Já se deparou com uma lista de empresas no Planilhas Google com aquele mar de números na coluna de CNPJs? Como seria mais fácil se o CNPJ estivesse no formato certo… Nesse breve artigo, você vai aprender como transformar uma planilha de empresas com CNPJ fora de formato para uma legível. Vamos primeiro entender como o número é composto e como formatar CNPJ no Planilhas Google. Se já sabe, pode pular para a formatação.
Entendendo o formato do CNPJ
Ao registrar uma empresa, a Receita Federal fornece um número único de registro com 14 números, que devem seguir o formato XX.XXX.XXX/0001-XX. Logo, conforme o blog da Contabilizei, o número do CNPJ é dividido em blocos, onde os primeiros 8 dígitos são a inscrição, os quatro seguintes são o que representa se a empresa é matriz ou filial (0001 – matriz, ou 0002 – filial) e os dois últimos números são dígitos verificadores.
Como formatar o CNPJ no Planilhas Google
Imagine que você precisa fazer um relatório com as dez empresas que mais compraram no último semestre. No entanto, o seu supervisor pediu para você também incluir os CNPJs das empresas no relatório pois alguns dos clientes possuem nomes semelhantes. Extraindo os dados das TOP 10 empresas que mais geraram retorno, você recebe os seguintes dados:
Nos temos duas maneiras de fazer esse processo: do jeito fácil e do jeito difícil. Bora ver os dois?
Funções EXT.TEXTO e CONCATENAR – O jeito difícil
Para colocar a coluna CNPJ no formato padrão, precisaremos seguir alguns passos:
1. Transformar a coluna em texto
Selecione a coluna CNPJ, clique em Formatar > Número > Texto simples.
2. Extrair os números para adequar ao formato do CNPJ
Para essa etapa, você vai precisar extrair o texto de interesse. Usaremos a função do Google Sheets chamada EXT.TEXTO.
A sintaxe dessa função é:
- string: texto que você quer extrair algo
- iniciar_em: em qual caracter você quer iniciar a extração
- extrair_tamanho: quantos caracteres você quer extrair
Ao usarmos essa função para extrair os 2 primeiros números do CNPJ, teremos algo como a imagem abaixo. Onde C2 é o texto que queremos extrair, 1 é a localização que queremos iniciar a extração e 2 são quantos caracteres queremos após essa localização.
Para obter os 2 primeiros dígitos (XX.XXX.XXX/0001-XX), usaremos:
=EXT.TEXTO(C2;1;2)
Para os 3 próximos dígitos (Para os 3 próximos dígitos (XX.XXX.XXX/0001-XX)), onde a extração inicia no 3 caracter e queremos extrair 3 caracteres, usaremos:
=EXT.TEXTO(C2;3;3)
E essa lógica será seguida até obtermos todos os pedaços de texto para montar nosso CNPJ:
- XX.XXX.XXX/0001-XX: =EXT.TEXTO(C2;6;3)
- XX.XXX.XXX/0001-XX: =EXT.TEXTO(C2;9;4)
- XX.XXX.XXX/0001-XX: =EXT.TEXTO(C2;13;2)
Dica: se ficar complicado identificar qual o próximo “iniciar_em” você pode somar o iniciar_em com o extrair_tamanho da sequência anterior.
3. Juntar todos os pedaços de texto (usando a função CONCATENAR)
A lógica dessa função é bem mais simples, apenas escolha quais strings quer juntar.
Iniciaremos obtendo os 2 primeiros dígitos, junto com o primeiro separador:
Observe que já temos os primeiros dígitos formatados (XX.XXX.XXX/0001-XX).
Continuando teremos o CNPJ formatado:
A seguinte fórmula foi usada:
=CONCATENAR(EXT.TEXTO(C2;1;2);”.”;EXT.TEXTO(C2;3;3);”.”;EXT.TEXTO(C2;6;3);”/”;EXT.TEXTO(C2;9;4);”-“;EXT.TEXTO(C2;13;2))
Pressione ENTER e depois CTRL+ENTER, e tenha uma coluna com os CNPJs formatados.
Formato de número personalizado – O jeito fácil
Essa é a maneira mais simples de você realizar essa tarefa! Primeiro, vá em Formatar > Formato de número personalizado.
Após clicar, a seguinte tela aparece:
No campo digitáveis, copie e cole 00″.”000″.”000″/”0000″-“00 e depois clique em Aplicar.
Agora você tem o seu campo de CNPJ formatado.
Você pode selecionar os demais campos e ir em Formatar > Número > Formatação personalizada que acabou de criar.
Reparou que a empresa SuperTech Industries não foi prejudicada pelo seu primeiro número do CNPJ ser zero? Isso acontece pela maneira que criamos o nosso formato de número personalizado.
Agora você pode seguir com suas análises e apresentar um relatório organizado. Funções bem legais, né? Vai optar pelo jeito fácil ou pelo difícil na sua próxima análise?
Me conta aqui nos comentários se ficou alguma dúvida!
